第一章 总 则

第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化建设，提高管理工作质量与效率，增强执行力，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求，结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所指公文，是指学校各单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条 本办法所指公文处理，是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党委办公室/校长办公室（以下简称“党办、校办”）是学校公文处理的管理机构，负责学校公文处理，并指导学校各单位的公文处理工作。

第六条 学校各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。各单位应指定政治素质过硬和业务水平高的业务人员具体负责本单位公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 适用于学校党政机关的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于学校对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于学校对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于学校（或学校授权的职能部门）转 发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求相 关单位办理、周知或执行的事项，批转职能部门的公文，任免人员。

（六）通报。适用于学校表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于学校向上级机关或者校内各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

（八）请示。适用于学校向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。

（九）批复。适用于学校答复各单位的请示事项。

（十）函。适用于学校与不相隶属机关之间、校内各单 位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于学校记载会议主要情况和议定事项。

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期采用阿拉伯数字标识。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不用加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。学校常用公文格式和体例详见附图。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系正确选用公文种类。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条 请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第五章 公文拟制

第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，并同现行有关公文相衔接。

（二）分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）涉及多个部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（六）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（七）涉密文稿的起草、存储必须按照国家保密标准配备的保密设施、设备处理，并通过纸质发文流程办理。

第十八条 学校公文一般实行两级审核制。校级公文（印章为“中国共产党广西民族大学委员会”、“广西民族大学”的公文）签发前，实行两级审核、两级复核负责制。

（一）在文稿送交学校党办、校办前，主办单位负责人要进行一级审核并签字。主办单位审核重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；内容是否符合国家法律、法规和方针；内容与现行政策是否衔接、与本单位有关规定是否相抵触；是否需要与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等。

（二）党办、校办接收文稿时，业务科室要对文件进行二级审核。审核重点是：公文体例格式和行文规则是否符合本办法的规定；审批手续和附件等是否齐全等。其中，涉密文稿的密级由保密办提出定密建议，并提交法定定密责任人或指定定密责任人审定，其他单位或个人均无定密权。

（三）校级公文呈交校领导签发前，党办、校办业务科室、分管副主任或主任应进行两级复核并签字。复核重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；内容是否符合国家法律、

第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十条 公文签发。校级公文必须经校领导审批签发，重要公文和上行文应经分管校领导核准，由学校主要领导签发；一般性文件可由分管该项工作的校领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。校内各单位公文由各单位主要领导签发。

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

（一）校外单位发来的电子公文，以及署名“中国共产党广西民族大学委员会”、“广西民族大学”签收的外来纸质公文函件，均由党办、校办有关业务科室签收。写明某领导

（二）校外单位直接寄到有关职能部门的公文、外出参加会议带回的公文，以及校外单位发给有关职能部门的电子公文，应交党办、校办有关业务科室统一编号、登记，按收文手续处理，各部门不得积压或自行处理。

（三）收到校内各单位上报学校的请示和报告，党办、校办业务科室应进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及多个部门职权的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人签字或画圈视为“同意” ；对于没有具体请示事项的，可圈阅表示已阅知。一般情况下，校领导批阅文件应在 3 个工作日内完成，然后将文件退回党办、校办处理，一般不直接传给其他校领导或交给承办部门。

（五）遇到紧急公文，党办、校办可先将公文传阅给承办单位提前做好相关准备工作，待学校主管领导批示后将批示意见及时反馈给承办单位。

（六）承办单位收到承办的公文后，应当及时办理，不得延误，推诿。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向来文单位讲明原因取得同意。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应主动商党办、校办，说明原因后及时退回。对于两个以上部门承办的公文，主办部门应当与协办部门及其他部门主动协商，及时处理，原则上不得再以批转文件的形式请其他单位阅处；领导批示未明确主办单位的，原则上以领导批办意见中承办单位的顺序为准，第一个单位为主办单位。

（七）文件在一个部门流转原则上不超过 3 个工作日。急件应随到随办，有限期的公文必须按期结办。各单位办公室人员对本单位办理的收文、发文要进行经常性催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。要特别注意一些限期办复公文的时限要求，杜绝公文的漏办和延误。对于超时未办理公文，由党办、校办业务科室定期进行统计、督办。

第二十三条 非涉密公文的办理由党办、校办文书科通过学校办公自动化系统（OA 系统）或纸质登记并填写《广西民族大学文件处理笺》的方式转党办、校办分管副主任提出

第二十四条 涉密公文的办理

（一）学校涉密公文由保密办公室负责办理，保密办公室按要求登记并填写《广西民族大学密件处理笺》，由党办、校办分管副主任或主任及时提出拟办意见，保密办公室根据拟办意见送呈有关校领导阅示，并按有关批示和知悉范围进行传阅、承办。

（二）传阅涉密文件必须由保密办公室人员直接传递，不得任意横传；阅办涉密公文必须在符合国家保密要求的场所进行；因工作需要借阅涉密公文的，需向保密办公室办理借阅手续并严格控制知悉范围，并确保场所安全保密。

（三）涉密文件未经上级同意，不得自行扩大阅读范围，不得自行复印、翻印、拍照、转载或上传网络，不得向规定范围以外的人员泄露。

第二十五条 发文办理的主要程序包括：复核、登记、印制、核发等环节。其中，涉密发文的办理由党办、校办保密办公室负责，非涉密发文由党办、校办文书科负责。

（一）复核。拟稿单位应当按照《关于规范办文、办会相关工作的通知》（民大党办发〔2021〕6 号）办理公文发布流程；公文印发前党办、校办各业务科室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。涉密文稿必须以纸质文稿方式进行传递，禁止通过 OA 系统、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递涉密文件。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。以“中国共产党广西民族大学委员会”、“广西民族大学”名义下发的公文原则上由“广西

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，按照“谁主办、谁归档”的原则，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复印件。涉及国家秘密的公文应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定执行。

第七章 公文管理

第二十八条 学校各单位应建立健全公文处理的有关制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条 学校收到的外来文由党办、校办有关业务科室统一管理，各单位起草的公文由各单位办公室或者指定专人统一管理。涉密公文由保密办公室实行专人保管，专册登记，专柜存放，校内其他单位或个人不得私自保存学校涉密文件。

第三十条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十一条 不具备归档和保存价值的公文，经过档案馆鉴别并经党办、校办主任批准后可以销毁。销毁涉密公文，应统一由党办、校办保密办在学校保密委员会指导下按照发文机关的要求和国家有关规定，到指定地点进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十二条 对违反保密规定，使涉密文件发生失泄密的，依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。

第三十三条

第八章 附 则

第三十四条 公文处理中涉及电子文件的有关事项，根据中央办公厅、国务院办公厅和学校的有关规定执行。电子公文运转程序和审核责任内容与纸质公文相同。

第三十五条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。涉及外事方面的公文，按照外事工作规定办理。涉密公文，按照保密工作有关规定办理。

第三十六条 本办法由学校党委办公室、校长办公室负责解释。

第三十七条 本办法自印发之日起施行，2014年7月公布的《广西民族大学党政公文处理办法》（民大党办发〔2014〕7号）同时废止。

附件：学校常用公文格式和体例附图